Shpeshherë, qytetarët shqiptarë që jetojnë në Itali përballen me paqartësi kur dorëzojnë dokumente të gjendjes civile të lëshuara nga portali e-Albania me vulë elektronike (QR code) pranë autoriteteve italiane (Comune, Prefettura apo Questura).
Ndodh që në disa raste këto dokumente pranohen pa asnjë pengesë, ndërsa në raste të tjera zyrat kërkojnë dokument me nënshkrim fizik (firma autografa). Për të shmangur vonesat, është e rëndësishme të kuptojmë arsyen ligjore prapa kësaj praktike.
Baza ligjore dhe kuadri europian
Konfuzioni vjen kryesisht nga mënyra se si interpretohet legjislacioni për dokumentet digjitale:
- Rregullorja Europiane eIDAS (Nr. 910/2014): Kjo rregullore disiplinon njohjen e firmave elektronike brenda vendeve anëtare të Bashkimit Europian. Që dokumentet digjitale të një shteti jashtë BE-së të njihen automatikisht, nevojitet një marrëveshje e posaçme dypalëshe ose një vendim ekuivalence nga Komisioni Europian.
- Kërkesa për nënshkrim me dorë (Firma autografa): Në mungesë të një marrëveshjeje specifike për firmat digjitale ndërmjet BE-së dhe Shqipërisë, disa zyra administrative italiane i referohen Kodit të Administratës Digjitale në Itali (D.Lgs. 82/2005). Sipas këtij interpretimi strikt, dokumentet e huaja të destinuara për procedura si transkriptimet e gjendjes civile duhet të mbajnë nënshkrimin fizik të zyrtarit përkatës.
Meqenëse nuk ka ende një udhëzim të vetëm e të uniformuar nga Ministria e Brendshme Italiane për të gjitha bashkitë, disa zyra përdorin verifikimin digjital përmes kodit QR, ndërsa të tjera kërkojnë me rigorozitet dokumentin me firmë me dorë dhe vulë të njomë.
Si të veproni në mënyrë praktike?
Qëllimi i këtij informacioni nuk është të krijojë shqetësim, por t’ju ndihmojë të planifikoni procedurat tuaja pa humbur kohë:
- Këshillohuni paraprakisht: Përpara se të aplikoni për përkthim dhe legalizim, është gjithmonë e rekomandueshme të pyesni zyrën kompetente në Itali nëse e pranon certifikatën digjitale nga e-Albania.
- Procedura për marrjen e dokumentit me vulë të njomë: Nëse zyra italiane e refuzon dokumentin digjital, kërkoni një shkresë zyrtare refuzimi ose kërkesë me shkrim nga bashkia italiane. Me këtë dokument si provë, zyrat e Gjendjes Civile në Shqipëri mund t’ju lëshojnë jashtëkuadrit digjital certifikatën me firmë autografe dhe vulë të njomë, e cila më pas vijon me procedurën e rregullt të Apostiles dhe përkthimit.
Zyra jonë mbetet pranë jush për t’ju udhëzuar dhe ndihmuar në përgatitjen e saktë të dokumentacionit midis Shqipërisë dhe Italisë. Na shkruani në WhatsApp për çdo këshillë të nevojshme!